Электронные таблицы известны всем — это популярный инструмент, который используют даже бесконечно далекие от разработки организации. Например, бухгалтерские: взять тот же Microsoft Excel. Таблицы позволяют вести вычисления и анализ, сводить баланс, организовывать информацию красиво и аккуратно.
У них есть особенности обусловленные применением. Базы данных используются в решении гораздо более широкого спектра задач, среди которых, например, отслеживание проектов и UX-исследования. Но в некоторых ситуациях функционалом электронных таблиц просто не обойтись.
Мы учим обращаться с облачными базами данных и другими инструментами на курсах по зерокодингу — разработке без кода. Начать можно с бесплатного марафона по веб-разработке: он поможет понять, будет ли это направление полезным для вас.
Что такое база данных
База данных (БД) — это организованная с определенной логикой коллекция данных, оформленная таким образом, чтобы доступ к данным можно было получить при помощи компьютерной программы. У БД есть структура, и ее организация обычно гибкая, что позволяет проводить с информацией различные манипуляции.
С базами данных многие люди сталкиваются на постоянной основе: любая CRM, «Википедия», «Кинопоиск» — все это имеет в своей основе большое количество информации, организованной с определенной структурой — то есть, базу данных.
Чисто визуально может показаться, что база данных и электронная таблица похожи, но внешний вид обманчив. Изнутри БД функциональнее, гибче, сложнее — и это, как ни парадоксально, позволяет упрощать работу.
Что такое электронная таблица
Электронная таблица — это цифровой документ с ячейками, рядами и столбцами, в которых хранятся данные. Для хранения и вычисления этот документ и предназначен — и в умелых руках даже Excel может стать действительно мощным инструментом для подсчета, хранения и отслеживания.
Главное достоинство таблиц — возможность отображения всех данных одновременно. Но иногда преимущество вполне может превратиться в недостаток, стоит только информации перевалить за определенный объем.
Представьте себе трекер, в котором хранятся данные маркетинговой кампании за квартал. Если ваша работа связана всего с несколькими строками, перебирать задачи других отделов и специалистов быстро надоест. Однако проджект-менеджеру нужно видеть все задачи одновременно, потому что это его зона ответственности. Для него таблица будет удобным форматом, а для вас — уже нет.
При этом скрывать столбцы современные таблицы позволяют, но только на время, да и делать это придется вручную. Ни у кого нет столько свободных часов.
И наконец, на определенном этапе работы таблицы становится трудно масштабировать, организовывать сложную структуру, взаимодействовать с данными. Это необязательно минус, просто есть более подходящие для этого инструменты.
Ключевые отличия электронной таблицы от базы данных
В таблице данные хранятся в ячейке. Их можно редактировать, форматировать, удалять или вставлять прямо на месте. В базе данных ячейка содержит данные, полученные из внешнего источника. В этом и заключается ключевое различие двух инструментов.
Что это значит? Электронная таблица — статичный документ, тогда как управление БД может быть реляционным.
Реляционный — значит, связанный с чем-то, от слова «relation», «отношение».
Если отредактировать данные там, откуда они подтягиваются в базу данных, они изменятся и в самой базе данных. Во всех БД, сколько бы их ни было.
Например, клиент поменял номер телефона. Менеджер изменил его в системе CRM. Он автоматически поменяется и во всех БД, связанных с CRM. При этом в таблице, куда телефон вносился вручную, номер останется прежним, и менять его, соответственно, тоже придется вручную.
Что выбрать для своего проекта
Теперь о самом важном — как определиться, что лучше подойдет проекту. Для этого нужно ответить на пять вопросов.
1. Что у вас за данные?
Большая часть электронных таблиц позволяет использовать цифры и текст, но не другие типы контента, такие как картинки, видеоролики, документы. Базы данных проще подстроить под нужды клиентов и сотрудников или превратить в приложение.
2. Как данные будут использоваться?
Если вам нужен инструмент для хранения небольшого объема данных и применения формул, то таблицы — лучшее решение. Если вы планируете организацию информации, или вам нужно будет извлекать небольшое ее количество по указанным параметрам, то берите БД.
3. Насколько важна целостность информации?
По умолчанию таблица позволяет вносить и изменять разные типы данных в поле, даже хранить несколько типов в одной ячейке. Это удобный формат, но в некоторых случаях он может оказаться неполезным. БД предлагает предварительную валидацию вносимых данных — например, можно настроить ее так, что она не будет допускать неправильный формат для какой-то ячейки. В перспективе это может предотвратить ошибки.
4. Нужен ли глубокий поиск по данным?
У таблиц в принципе довольно ограниченные возможности в плане поиска. Если никакого сложного управления не нужно, то они подойдут. Но если нужно быстро извлекать записи по параметрам, то советуем остановиться на базе данных.
5. Какому количеству пользователей понадобится доступ?
Поделиться таблицей просто — взять хотя бы Google Sheets, где настройки доступа меняются в пару кликов. Но поделиться не значит пригласить в проект для совместной работы. Во втором случае система БД куда гибче: она позволяет подключать к работе несколько пользователей. Кроме того, обновление одной точки в БД может автоматически привести к обновлению других записей, что удобно для некоторых компаний.
Может показаться, что по сравнению с базой данных электронные таблицы совсем бесполезны, но это не так. Каждый инструмент требует грамотного использования. Тогда он облегчит работу и сделает хранение данных удобнее.
