Рассказываем на примере Excel, Google Sheets и no-code инструмента Rows, как перенести электронную таблицу в Notion.
Иногда в рабочее пространство нужно выгрузить табличные данные. Часто таблица «ломается» при копировании, и информация выгружается как попало, из-за чего ее приходится доделывать вручную. На помощь — как и всегда — приходит зерокодинг, предлагающий автоматическое импортирование данных. С сохранением форматирования.
В этой статье мы поговорим о четырех инструментах: Excel, Google Sheets, Rows и Notion. Rows — это no-code платформа для работы с таблицами и интеграции их в приложения: красивая, понятная, с массой автоматизаций. Notion — некогда простенький инструмент для заметок и постановки задач, но теперь полноценная рабочая среда для всей команды.
Читайте также: «Обзор Notion — единого рабочего пространства с большим функционалом».
Notion и Rows — зерокодинговые инструменты. Мы рассказываем о разработке без кода на бесплатном двухдневном марафоне от онлайн-университета «Зерокодер». Приходите!
Из Excel в Notion
Excel пока не планирует устаревать, хотя первая его версия была запущена аж в 1985 году. У программы невероятный функционал, и многие продолжают решать с ее помощью рабочие задачи.
Поэтому потребность перенести данные из таблички в рабочую среду по-прежнему возникает.
Что нужно сделать для переноса данных в Notion:
1. Открыть Excel и сохранить таблицу в формате .csv. Файл — Сохранить как — csv.
2. Открыть Notion и нажать на кнопку Import («Импортировать»), которая находится снизу слева, после чего выбрать из поп-ап меню формат csv.
3. Открыть еще один поп-ап, который позволит выбрать сохраненный на компьютере csv-файл Excel.
4. Выбрать файл и нажать Open («Открыть»). Это позволит Notion импортировать и отрендерить данные, чтобы они хорошо смотрелись в рабочей среде платформы.
Изменять информацию можно прямо в Notion, без повторного импортирования данных. Это включает в себя форматирование строк и столбцов, вычисления с использованием формул, сортировку и отображение.
Из Google Sheets в Notion
Со временем на смену Excel пришли облачные таблицы Google Sheets — все то же самое, но с возможностью поделиться проектом между командой. Импорт тут не сильно отличается от экселевского.
Как это сделать:
1. Скачать файл из Google Sheets на компьютер, выбрав формат .csv. Для этого нужно нажать на «Файл», выбрать в выпадающем меню «Скачать» и «Формат CVS».
2. Открыть Notion и снова нажать на кнопку Import в левом нижнем углу. Выскочит попап, из которого нужно выбрать формат .csv.
3. Открыть новый попап, выбрать скачанный из Google документ.
4. Нажать на Open, чтобы система сама все красиво отрендерила.
Однако у Google Sheets функционал шире, чем у Excel. Таблицу можно встроить в рабочую среду Notion вместо того, чтобы ее загружать.
Что для этого нужно:
1. Нажать на «Файл», потом «Поделиться» и «Открыть доступ».
2. Выбрать уровень доступа. Их несколько: «Читатель» означает, что пользователи будут просто видеть данные без возможности редактировать. «Комментатор» — что они смогут оставлять комментарии. И наконец, «Редактор» — высший тип доступа. Пользователи смогут вносить правки напрямую в таблицу.
3. Открыть Notion и набрать /embed, после чего скопировать ссылку из Google Sheets.
Все правки, внесенные в таблицу в Notion, будут вноситься и в Google Sheets. И наоборот.
Встроить получится только весь список целиком — к сожалению, облачные таблицы Google пока не позволяют выбрать, например, отдельный столбец. Зато это умеет инструмент, о котором мы расскажем дальше.
Из Rows в Notion
Rows разработчики называют гибридом электронной таблицы и Zapier — простого no-code инструмента для подключения одних сервисов к другим. Он объединяет в себе функции Google Sheets и интеграции с соцсетями, платформами для анализа данных, разными бэкенд-решениями. Выглядит как таблица, но с интерактивными кнопками и адаптивной версткой.
Из него тоже можно выгрузить данные в Notion.
Как это сделать:
1. Нажать на кнопку Share («Поделиться»), которая находится в правом верхнем углу меню, и выбрать Share privately («Поделиться в частном порядке»).
2. Перейти в таблицу и кликнуть по ней. Появится меню с несколькими вариантами, из которых нужно выбрать Embed («Встроить»). Возникнет попап. Оттуда нужно скопировать ссылку.
3. Вставить ссылку в нужное место рабочей среды Notion. Потом останется только определиться с размером — таблицы Rows очень адаптивные.
Как и в Google Sheets, встроенная в Notion таблица связывается с оригиналом. Как только изменения вносятся в него, они появляются и в копии. И наоборот: если внести правки в таблицу, размещенную в рабочей среде, они возникнут и в оригинальной версии.
Кроме того, Rows позволяет встраивать отдельные элементы таблицы.
Вот и все! Загружать таким образом в Notion можно не только табличные файлы и базы данных на их основе, но и, например, документы.
