Как правило, с таблицами работают в Excel или Google Sheets и часто лишь по сложившейся за двадцать лет традиции. Но есть более функциональная и понятная платформа — Airtable. В ней не только работают с таблицами, но и строят реляционные базы данных. В обзоре расскажем о возможностях сервиса и сравним с «зелёными» конкурентами.

Что такое Airtable

Airtable — облачный сервис для работы с электронными таблицами и базами данных. Он позволяет связывать таблицы друг с другом или сторонними сервисами, а также собирать на их основе приложения без кода.

Платформу основали в 2013 году Хоуи Лю, Эндрю Офстад и Эммет Николас. Сначала инвесторы не понимали, зачем нужен ещё один сервис для работы с таблицами, когда есть Excel и Google Sheets. Но создатели убедили их, что Airtable — это новый подход к работе с данными.

Сложные функции, которые пользователи классических сервисов обходят стороной, реализованы в Airtable понятнее. По словам Хоуи Лю, его программой могут пользоваться даже люди, далекие от компьютерных технологий, например, фермеры. Сейчас компания стабильно привлекает инвестиции. К маю 2021 года Airtable собрала 617 $ млн и оценивается в 5,8 $ млрд.

Что умеет Airtable

Airtable умеет то же, что и табличные процессоры вроде Excel, но заточен под работу с лоукод-платформами. На нем можно создавать как простые таблицы, так и большие многосвязные базы данных или приложения для бизнеса, науки и менеджмента.

Основные возможности Airtable:

  • около 30 встроенных типов данных;
  • связи между таблицами;
  • шесть способов отображения данных, среди которых Канбан-доска и формы;
  • встраиваемые скрипты на JavaScript;
  • API для взаимодействия с другими приложениями.

У каждого проекта свое рабочее пространство, куда можно приглашать других пользователей. Если вы работаете одновременно над тремя проектами, создайте три workspace и работайте с ними независимо от других. В каждом рабочем пространстве можно создавать сколько угодно баз данных, а внутри баз — таблицы.

Работать с таблицами Airtable удобно благодаря упорядоченному рабочему процессу и полезным «мелочам», которых нет у большинства конкурентов. При создании столбца нужно обязательно указывать имя и тип поля. В отличие от большинства табличных процессоров в Airtable под название поля выделено отдельное место.

Есть стандартные поля — строки, текст, числа — и дополнительные. Например, ссылка на другую запись, с помощью которой можно связывать таблицы, и lookup, который подтягивает данные из другой таблицы. Count пересчитывает связанные записи, а rollup выбирает поля по заданному условию и производит вычисления —  например, перемножает или складывает.

Задать вопросы и пообщаться с экспертами по Airtable можно в русскоязычном комьюнити.

Внешний вид и отображение данных: сетка, форма, Канбан-доска

Внешним видом таблиц можно управлять. Элементы списка подсвечиваются разными цветами, у изображений в поле Attachment есть миниатюры, а размеры ячеек настраиваются от «маленьких» до «очень больших» в два клика.

Данные в Airtable представляются не только в виде таблицы. Во вкладке Views можно создать:

  • формы;
  • календарь;
  • галерею;
  • Канбан-доска;
  • диаграммы Ганта.

Формы работают так же, как Google Forms — делитесь ими и собирайте данные в таблицу. Если в таблице есть записи с датами, например, в расписании платежей по кредиту, из нее можно сделать календарь. В галерее записи отображаются в виде карточек: для предпросмотра выводятся обложка и первые три поля таблицы.

Таблица Airtable и сгенерированная на ее основе галерея

Чтобы перевести таблицу в Канбан-доску, Airtable предлагает выбрать один из атрибутов с типом «одиночный список» и на его основе построить несколько колонок. Допустим, в таблице книжного магазина был параметр «Есть на складе» со значениями «да», «нет» и «едет». Если сгенерировать доску на основе этого поля, получим три столбца с карточками, которые можно перетаскивать из одного в другой.

Доска, сгенерированная по той же таблице

Выжать максимум из Airtable можно с помощью кода и RESTfull API. На GitHub вы найдете официальный API-клиент на JavaScript и версии от сообщества на Ruby и .NET.

Как только создадите базу данных, Airtable сгенерирует API, с помощью которого ваши приложения или сторонние сервисы могут создавать, обновлять, удалять записи в таблицах или получать данные. Записи в запросах упаковываются в JSON и передаются по HTTP. К API нельзя отправлять более пяти запросов в секунду. Если превысить лимит, Airtable пришлет сообщение с кодом 429, и придется подождать 30 секунд до следующей отправки.

Библиотека шаблонов и маркетплейс

Таблицы в Airtable создают с нуля или по готовым шаблонам. В библиотеке больше 60 типовых решений для бизнеса, маркетинга, образования, повседневных дел и других сфер.

В маркетплейсе более 200 приложений, которые расширяют возможности электронных таблиц. Среди них конструктор страниц, в котором можно красочно визуализировать, обобщать записи и напрямую интегрировать базы данных со сторонними сервисами.

Сколько стоит Airtable

В Airtable три тарифа и персональный план с традиционной для облачных платформ кнопкой Contact Us. В основном тарифы различаются объемом дискового пространства и размером базы данных.

Free — бесплатный.

Опции:

  • неограниченное количество баз данных;
  • 1200 записей на одну базу данных;
  • хранилище файлов на 2 ГБ;
  • формы, календарь, Канбан-доска и галерея.

Подходит для персонального использования и тем, кто только  начинает работать с Airtable.

Plus 12 $ или 10 $ при оплате на год вперед.

Опции:

  • все, что во Free;
  • 5000 записей на одну базу данных;
  • хранилище файлов на 5 ГБ;
  • история изменений хранится 6 месяцев
  • автоматическая синхронизация таблиц.

Подходит малому бизнесу и растущим командам, которым нужны дополнительные ресурсы и инструменты.

Pro 20 $ или 24 $ при оплате на год вперед.

Опции:

  • все, что в Plus;
  • доступ ко всем приложениям Airtable;
  • 50 000 записей на одну базу данных;
  • хранилище файлов на 20 ГБ;
  • история изменений хранится 1 год;
  • управление доступом к таблице и отдельным полям.

Проходит среднему бизнесу, магазинам с большими складами и клиентской базой.

Кому не хватает возможностей Pro, Airtable предлагает тариф Enterprise:

  • неограниченное число рабочих пространств;
  • 100 000 записей на одну базу данных;
  • хранилище файлов на 1 ТБ;
  • история изменений хранится 3 года
  • выделенный менеджер.

Узнать цену и другие условия тарифа Enterprise можно у менеджеров Airtable. А подробнее изучить тарифную сетку и сравнить возможности — на сайте платформы.

Airtable vs. Excel и Google Sheets

Excel и Google Sheets — главные конкуренты Airtable.

«Зеленые монстры» похожи друг на друга, как братья близнецы — и внешне, и по набору возможностей. За 30 лет Excel оброс арсеналом сложных функций, языком макросов и графическими инструментами. Таблицы Google появились гораздо позже и, по сути, стали бесплатной копией Excel. Позже Excel выкатил бесплатную онлайн-версию, и сейчас оба сервиса очень популярны.

Когда пытаешься найти различия между Google Sheets и Excel

И Google Sheets, и Excel бесплатные и это их главное преимущество перед Airtable. Можно писать макросы, заполнять таблицы данными и не ждать сообщений вроде «Упс! Кажется, вы исчерпали лимит». Чтобы работать в Airtable с реальными задачами, придется отдать от 10 $ и больше — иначе в базу поместится только 1200 записей и 2 ГБ файлов.

Airtable умеет то же, что и конкуренты, но не ограничивается работой с таблицами. Базы данных можно превратить в полноценные веб-приложения и дополнить функциями с помощью скриптов на JavaScript. Во встроенном конструкторе страниц пользователи обобщают и визуализируют данные: собирают на их основе документы, рисуют инфографику. А еще базы можно объединять с лоукод-платформами и другими сервисами из библиотеки интеграций.

4 кейса по использованию Airtable

Частные и государственные организации используют платформу для сбора, анализа и визуализации данных. Расскажем о самых ярких примерах с сайта Airtable и YouTube-канала «Я — зерокодер».

Агрегатор живых онлайн-эфиров

Рассказали, как Леонид Бяков за пару дней с помощью Airtable сделал, среди прочего, 🔴 Re:you TV, программу живых онлайн-событий.

CMS для Британской энциклопедии

Britannica — старейшая англоязычная энциклопедия. Первое издание вышло в 1768 году в трех томах, и сегодня бумажная версия насчитывает 32 тома. С 2012 года энциклопедия перешла в мультимедийный формат, и команда размещает материалы на сайте. Команда сайта ежедневно публикует исторические и научно-популярные статьи об изобретателях, научных явлениях и событиях. Они перебирают тонны источников и материалов, делятся ими друг с другом и совместно работают над статьями.

Шаблон CMS Британской энциклопедии 

Чтобы не запутаться в исходниках и совместно работать над проектами, понадобилась CMS, в которой десятки редакторов могут управлять и обмениваться контентом. Выбрали Airtable — таблицы подключили к сайту, и теперь редакторы самостоятельно размещают статьи в CMS, а менеджер публикует их из встроенного календаря. Посмотреть таблицу Britannica можно на сайте Airtable.

База данных для Product Hunt LIVE

С момента запуска Product Hunt LIVE в конце 2015 года компания провела сотни бесед с производителями, технологами, инвесторами и креативщиками со всего мира.

Вдохновившись историями и советами спикеров, команда решила собрать базу знаний, в которой пользователи находили бы нужные речи. Например, советы по поиску инвесторов, разработке маркетинговой стратегии для стартапа или способы попасть в Y Combinator. Но за 2,5 года материала накопилось так много, что понадобился простой способ упорядочить его.

База интервью Product Hunt в Airtable

Тогда команда Product Hunt обратилась к Airtable. Они собрали около 2000 рассказов и советов от 265 гостей и классифицировали их по темам, среди которых психология, менеджмент, инвестиции и дизайн. Базу можно скопировать и найти цитаты по интересующим темам — по ним сформированы отдельные таблицы. Пощупать таблицу Product Hunt можно на сайте Airtable.

Исследования пользовательского опыта в Zapier

UX-исследователи в команде Zapier общаются с пользователями, получают обратную связь и превращают отзывы в полезные идеи. Потом эти идеи воплощают разработчики и дизайнеры.

С помощью Zapier и Airtable компания собирает, классифицирует и анализирует отзывы. Сначала работали с шаблоном User Studies, а позже переделали его так, чтобы он лучше соответствовал процессам в Zapier и целям исследования.

Сейчас информация о пользователях собирается в четыре таблицы: People, Studies, Sessions и Issues/Feedback. Аналитики и исследователи UX визуализируют данные в конструкторе страниц, «читают» графики и диаграммы, а затем применяют выводы в разработке новых продуктов.

Чем хорош и плох Airtable

Что хорошо:

  1. Выглядит и работает так же просто, как обычная гугл-таблица, только красивее.
  2. Позволяет работать над данными с «гражданскими» разработчиками — дизайнерами, менеджерами, продактами в одной команде в одном файле с мгновенной скоростью обновления информации.
  3. Позволяет создавать таблицы на разные (отображения) с помощью выборочной демонстрации колонок, полей, фильтров, сортировки и видов отображения.
  4. Можно превращать таблицы в форму, настраиваемые карточки, календарь и даже канбан-доску, чтобы собирать под каждого участника команды своё рабочее окружение для работы.
  5. Тип поля Link to another record позволяет превратить табличку в полноценную реляционную базу данных со связями между сущностями.
  6. Каждая база имеет API, а так как Airtable является стандартом на рынке no-code для задач структурированного хранения данных, то поддерживается в каждом сервисе-интеграторе: от IFTTT и Zapier до Integromat по умолчанию, что позволяет использовать Airtable на начальном этапе как полноценную базу.
  7. Отдельные виды отображения можно выгружать в качестве embed-кода, который запускается на странице — это позволяет делать MVP проектов и прототипы маркетплейсов за несколько минут.
  8. Появляется всё больше сервисов, которые накатывают настраиваемый интерфейс или фронтенд к готовой базе Airtable — админки на Stacker, сайты-каталоги на Softr и Pory.io.

Что плохо:

  1. Нельзя тонко настроить права доступа к базе данных, доступ каждому участнику даётся сразу на всю базу и это может быть небезопасно, но эту задачу решает, например, Stacker.
  2. Ограничение на одну базу данных всего 50 000 строк. Когда в сервисе создаётся много-много сущностей, с такой базы приходится съезжать.

Как освоить Airtable

Заполнять таблицы, строить графики и считать значения, вы скорее всего научитесь самостоятельно. Новички уже на старте решают в Airtable стандартные задачи благодаря понятному интерфейсу. У каждой кнопки на панели всплывающая подсказка, а справа — панель с инструкциями в GIF-формате.

Но если хотите стать гуру платформы, лучше почитать гайд на сайте Airtable. Там все на английском, поэтому если не знаете язык лучше воспользоваться переводчиком.

А еще есть читерский способ — вступить в русскоязычный чат по Airtable. Там уже более 400 человек, среди которых знатоки платформы и предприниматели. Зададите вопросы, послушаете чужие и наберетесь полезного опыта.

Airtable — один из основных инструментов зерокодера, потому что на нем одинаково удобно строить отдельные таблицы и базы данных. Например, часто собирают интерфейс на Тильде и логику на Integromat, а с данными работают по API Airtable.

Стать зерокодером и собирать «звездолеты» без кода можно за два месяца в университете ZEROCODER. Тут студентов учат не только работе с лоукод-инструментами, но и сложным программистским концепциям на человеческом языке. Поэтому, даже если не работали с кодом, составите конкуренцию программистам и будете брать заказы на десятки-сотни тысяч рублей.