Для максимальной эффективности, автоматизации рабочих процессов, интеграция СЭД с другими системами внутри организации играет ключевую роль. В данной статье мы рассмотрим понятие интеграции систем электронного документооборота, ее преимущества, приведем примеры.

Что такое интеграция систем электронного документооборота

Интеграция систем электронного документооборота – это процесс объединения СЭД с другими информационными компонентами компании: DMS, CMS, ERP. Цель – обеспечение единого информационного пространства, автоматизация рабочих процессов с использованием данных, созданных, обрабатываемых в различных модулях. Это удобно, современно.

Актуально для маркетплейсов, интернет-магазинов, e-commerce.

Преимущества интеграции

  1. Увеличение производительности, эффективности работы: интеграция позволяет сотрудникам быстро получать доступ к нужной информации из разных систем без необходимости переключаться между приложениями или искать данные вручную. Сотрудник в CRM может легко получить доступ к соответствующим документам в СЭД без переключения между интерфейсами.
  2. Автоматизация: позволяет создавать автоматические процессы, основанные на событиях или условиях, в разных местах. При создании нового клиента в CRM, можно автоматически создать папку для этого клиента в электронном формате, уведомить ответственных сотрудников о необходимости заполнения, добавления документов.
  3. Улучшение качества данных: позволяет избежать дублирования данных, ошибок при их ручном внесении. Данные, созданные или измененные в одной программе, могут автоматически обновляться в других, обеспечивая их согласованность, актуальность.
  4. Более надежное, безопасное хранение данных: позволяет обеспечить централизованное хранение данных в электронном виде. Это повышает безопасность данных, обеспечивает возможность контроля доступа к ним.

Пример использования технологий

Представим ситуацию, когда компания использует ERP, СЭД для обработки, хранения документов.

При интеграции этих систем, возможно создание автоматизированного рабочего процесса для обработки счетов. Когда в ERP создается счет, система может автоматически создать соответствующую папку в СЭД, а также отправить уведомление ответственному сотруднику о необходимости добавления чека.

Сотрудник получает уведомление, открывает папку. Внутри папки он видит созданный счет на оплату, а также предыдущие счета, связанные документы. Он проверяет информацию, добавляет необходимые документы, подписывает счет, возвращает его к нам. Автоматически обновляется статус счета на оплату в ERP, отправляет уведомление финансовому отделу.

Процесс позволяет сократить время, усилия, затрачиваемые на обработку счетов на оплату, улучшает сотрудничество, обеспечивает более эффективное движение документов, информации внутри компании.

Заключение

Интеграция систем электронного документооборота играет важную роль в повышении эффективности работы организации, автоматизации процессов. Позволяя объединить различные компоненты внутри компании, СЭД создает единое информационное пространство, улучшает доступ к данным, обеспечивает эффективное взаимодействие между разными отделами, сотрудниками.

Пример показывает, как можно оптимизировать бизнес, улучшить работу с документами. Компании, стремящиеся к повышению производительности, эффективности работы, должны рассмотреть возможность интеграции СЭД с другими программами, используемыми в их организации.