Задача автоматизации — убрать рутинную работу, переложив ее на плечи программы. В случае с CRM это must have: настройка уведомлений, e-mail рассылок и мгновенных ответов на типовые вопросы поможет сэкономить время. Останутся только интересные задачи, с которыми машине не справиться никак.

Предлагаем несколько самых очевидных автоматизаций CRM-систем, простых в настройке и не требующих знания кода.

В туториале используются следующие no-code инструменты:

  • Airtable — как основная база данных;
  • Calendly — для планирования дня, назначения встреч и совещаний;
  • Zapier — для соединения одних платформ с другими;
  • Mailchimp — как почтовый сервис.

Все эти no-code инструменты очень распространенные, они интуитивно понятны и не требуют навыков программирования.

Если вам хочется узнать больше о платформах для разработки без кода, приглашаем на бесплатный двухдневный марафон — мы поговорим о зерокодинге, разберем интересные кейсы и обсудим востребованность профессии.

Что такое CRM-система простыми словами

CRM, или Customer Relationship Management, — это система управления взаимоотношениями с клиентами. Звучит сложно, но на деле она представляет из себя программу для более удобного взаимодействия с покупателями или людьми, которые пользуются услугами компании.

Условно ее можно представить как базу данных с дополнительными фичами вроде всплывающих по клику карточек клиентов, возможности настроить рекламу, бизнес-процессы и воронку продаж. Выглядеть она может как угодно — это зависит от степени автоматизации CRM-системы и ее типа.

Вот так выглядит, например, Oracle CRM:

От типа системы зависит и то, как ей пользоваться. Но чаще всего это несложно: большинство основаны на no-code и low-code технологиях, чтобы использовать ее могли все сотрудники компании.

Теперь перейдем к основной теме статьи — инструментам для создания комплексной автоматизации CRM.

Установка уведомлений для форм обратной связи

Начнем с начала: чтобы получать уведомления о заполненных формах, нужно настроить CRM. В этом туториале за основу берется база данных на Airtable — и в целом мы рекомендуем ее как гибкий, простой в обращении и достаточно популярный no-code инструмент. Если вы когда-либо работали с Excel, Airtable не вызовет у вас сложностей.

Читайте также: «Обзор Airtable: простой сервис для работы со сложными таблицами и базами данных».

Оповещения о формах должны куда-то приходить — на почту, телефон или в мессенджер вроде Slack. У Airtable есть встроенная автоматизация CRM-системы для потенциальных лидов. Настроить ее несложно:

  • в интерфейсе Airtable выберите вкладку «automations» (автоматизации);
  • найдите секцию «trigger» (триггеры — действия, которые запускают автоматизацию);
  • выберите пункт «when a form is submitted» (каждый раз, когда форма отправляется).

Пункт «action» — это действие, которое должно совершаться, стоит триггеру сработать. Здесь можно выбрать, где получать уведомления: например, «отправлять e-mail» или «отправлять сообщение в Slack» или «отправлять смс». В настройках просто оставьте адрес, номер телефона или контакты в Slack.

Нажмите «generate a preview» — это позволит протестировать систему. Если все прошло гладко, выберите «run as configured».

С Zapier и Calendly можно настроить оповещения, которые будут приходить, как только клиент запланирует рабочий созвон в форме.

Вот как это сделать:

  • создайте аккаунт на Zapier — можно бесплатный;
  • выберите кнопку «Create Zap», где Zap — название автоматизации для Zapier, включающей в себя определенную последовательность шагов;
  • выберите триггер, который будет запускать Zap: в качестве приложения укажите Calendly, в качестве триггера «Invitee Created»;
  • выберите приложение для оповещения о созданном событии — например, если вы хотите сообщение на почту, то приложением выберите Gmail, действием «Send Email», а если хотите смс, то «SMS by Zapier» и «Send SMS» соответственно.

Останется только протестировать систему, и если все в порядке, нажать «Publish».

Автоматическое обновление списка почтовых контактов

No-code инструменты позволяют сократить время, которое тратится на обработку лидов и рассылку писем. К счастью, тут тоже можно настроить автоматизацию — умный почтовый сервис с Zapier и Mailchimp.

Для автоматизации CRM-системы понадобится аккаунт на Mailchimp со списком контактов, Zapier и база данных на Airtable.

Что нужно делать:

  • создайте в Zapier новый Zap — пункт «Create Zap»;
  • в качестве триггера выберите приложение Airtable и «new or updated record in Airtable» (появление новой записи или обновление уже имеющейся);
  • в качестве действия, совершаемого при активации триггера, выберите Mailchimp и «add/update subscriber list in Mailchimp» (добавить/обновить список контактов).

Работу автоматизации СРМ можно проверить через создание новой записи в Airtable — список контактов в Mailchimp должен обновиться автоматически.

Создание автоматических ответов на запросы пользователей

Клиентам нравится, когда на их вопросы отвечают быстро, но не у всех компаний — особенно небольших — есть возможность нанять круглосуточную службу поддержки. В такой ситуации выручит автоматический ответ на запрос: клиент пишет вопрос, и ему сразу приходит ответ: «Мы приняли ваше сообщение, менеджер скоро ответит».

Это дарит клиенту понимание, что бизнесу не все равно, и в долгосрочной перспективе повышает лояльность.

Настроить автоответы можно при помощи зерокодинговых инструментов — базы данных Airtable со встроенной возможностью рассылать клиентам ответы.

Что нужно сделать:

  • перейдите во вкладку «automations» в интерфейсе Airtable;
  • выберите в качестве триггера «when a form is submitted», как при установке оповещений;
  • в настройках выберите форму, которую клиентам нужно заполнять при наличии вопросов или потребности в помощи;
  • в качестве действия выберите, например, «отправить e-mail», а в поле «to» (кому) наберите «+» и выберите «email».

Теперь нужно просто написать письмо — персонализированное и заботливое, которое позволит вашим клиентам почувствовать себя нужными. Нажмите «generate a preview», и если все прошло гладко, выберите «run as configured».

На настройку автоматизированной CRM-системы у вас уйдет пара часов, включая регистрацию на no-code платформах вроде Zapier. Но представьте, сколько времени в итоге сэкономите вы или ваш отдел продаж. Задача зерокодинга — сделать работу в CRM-системе проще, убрать рутину, чтобы вы могли сосредоточиться на важных и интересных задачах, будь то маркетинг, продажи или разработка.