В современном информационном обществе объемы документации растут с каждым днем. Отчеты, контракты, письма, презентации – все это составляет ценное содержимое для любого предприятия. Однако управление и хранение могут стать настоящим вызовом. Разберемся с электронным документооборотом.
Что такое система управления документами (DMS)
Система управления документами (или СЭД) – это комплекс программных и аппаратных компонентов организации удобного документооборота внутри компании.
Она позволяет управлять жизненным циклом бумаг – от создания и редактирования до хранения и уничтожения, переносить их в разные форматы, централизовывать. Можно настроить все для сотрудников, филиалов и динамически расширять возможности.
Преимущества использования
- Централизованное хранение и доступность
Система электронного документооборота позволяет хранить все бумаги в единой системе, обеспечивая централизацию. Это упрощает процесс поиска и обмена ими между сотрудниками. Например, если вам нужно поделиться отчетом с коллегами, вам не придется отправлять его по электронной почте или копировать на другой накопитель. Просто предоставьте доступ к документу через СЭД, и каждый сотрудник сможет обратиться к бумаге.
- Удобное отслеживание версий
Она решает эту проблему, обеспечивая удобное отслеживание версий. Каждый раз, когда файл редактируется, сохраняется его предыдущая версия, что позволяет легко вернуться к предыдущим изменениям или восстановить исходник. Такой подход существенно упрощает работу и уменьшает вероятность ошибок.
- Улучшенный контроль доступа и безопасность
Технология позволяет установить гибкие права доступа. Это означает, что вы можете определить, кто имеет право просматривать, редактировать или удалять документы. Такой контроль помогает обеспечить безопасность и сохранность важной информации. Например, если у вас есть конфиденциальная информация, вы можете ограничить редактирование только определенным сотрудникам или группам пользователей.
- Плюс к эффективности
Повышает эффективность работы организации. Благодаря централизованному хранению и удобному поиску документов, сотрудники быстрее ищут информацию. Кроме того, автоматизация процессов, таких как создание отчетов или уведомлений, позволяет сократить время и сосредоточиться на более важных задачах.
Как выбрать СЭД
Подбор СЭД может быть сложной задачей, учитывая множество вариантов на рынке. При выборе следует учесть следующие факторы:
- Функциональность: проверьте, соответствует ли функционал потребностям. Убедитесь, что технология поддерживает необходимые форматы файлов, имеет гибкие права и обладает необходимыми инструментами для управления.
- Интеграция: убедитесь, что технология интегрируется с другими используемыми вами программами: электронная почта, таск-менеджер или CRM. Это позволит обеспечить единый рабочий процесс и избежать дублирования информации.
- Расширяемость: учтите возможность расширения функционала. Ваша организация может расти и меняться, программа должна адаптироваться к новым требованиям.
- Пользовательский интерфейс: посмотрите на интерфейс. Чем более интуитивно понятным и простым будет интерфейс, тем быстрее ваши сотрудники смогут освоить новый софт.
Заключение
Система управления документами (DMS) представляет собой мощный инструмент для современного бизнеса, обеспечивающий эффективное управление и контроль над бумагами. Она помогает повысить производительность, безопасность и снизить стоимость работ.